Come organizzare un viaggio di gruppo

L’energia nella stanza è tanta e tutti parlano contemporaneamente, eccitati all’idea di fare una vacanza con buoni amici. Esplorare il mondo con un gruppo di amici migliora l’esperienza di viaggio, solidificando il legame di amicizia. Oggi organizzare un viaggio di gruppo è possibile per chiunque ma è estremamente complesso e, a volte, anche stressante se non si sa da dove cominciare.

10 consigli utili su come organizzare un viaggio di gruppo

Abbiamo raccolto alcuni consigli utili che possono guidarvi nell’organizzare un viaggio di gruppo divertente ed appagante.

1. Decisioni in comune

Una volta che il gruppo ha deciso di fare un viaggio, stabilite insieme destinazione e itinerari. Organizzate una cena per incontrarvi tutti e decidere la destinazione, le date del viaggio e le attività che vorreste fare. Siate soprattutto molto chiari sulle aspettative di budget e sui livelli di comfort desiderato. Quali sono le preferenze di viaggio di ognuno? Treno, nave, aereo?

Prima di prenotare qualsiasi cosa, cerchiamo di capire cosa piace a tutti. Con quale tipo di alloggio si trovano tutti a proprio agio? Qual è il budget che ognuno è disposto a spendere? Ci sono più amanti della natura o della città? Qualcuno nel gruppo è un buongustaio, un fanatico della moda, un nerd dell’architettura?

Meglio si conosce il gruppo, meno probabilità ci saranno di affrontare discussioni e incomprensioni dovute ai piccoli disaccordi.

Una o due persone dovrebbero prendersi l’incarico, se possibile, di informarsi a grandi linee sulle possibili destinazioni disponibili, mettendo a disposizione di tutti queste informazioni.

Qualcun altro potrebbe poi occuparsi delle attività da fare in loco, informandosi sulle attrazioni e sui posti da visitare.

Ecco gli aspetti da discutere e sui quali prendere le decisioni:

• Date
• Budget
• Tipo di Hotel
• Attività/escursioni da fare

2. Budget e scelta dell’hotel

Cercate di trovare subito un accordo su un budget di spesa o almeno su un range di budget. Non puoi arrivare all’ultimo giorno utile per prenotare e scoprire che siete rimasti in 9 perché qualcuno si è tirato indietro a causa del costo troppo alto, quando bisogna essere in 10 per ottenere la tariffa di gruppo!

La decisione tra hotel e residence dipende dall’intimità che si desidera? Se cucinare in gruppo, condividere le stanze con nottambuli e mattinieri, oppure condividere il bagno è fuori questione, valutate con attenzione il tipo di struttura ricettiva. Ognuno vuole la propria camera d’albergo? Oppure il gruppo preferisce stare insieme in una casa vacanza o magari adora un pittoresco bed and breakfast in campagna? Le possibilità sono infinite!

3. Non pianificare troppo o tutto

Quando più persone si devono organizzare per un viaggio, hanno sempre la tentazione di programmare tutto dal momento in cui ci si sveglia a quando si va a dormire. Cercate piuttosto di lasciare qualche ora o qualche giorno libero nel vostro programma per visite non organizzate, per serate libere, per osservare la gente del posto, per lo shopping di souvenir e quant’altro. Lasciare un po’ di spazio anche alla fantasia rende la vacanza maggiormente interessante.

4. Organizzare in anticipo

Ammettiamolo, non tutti vogliono dormire nel sacco a pelo in una tenda, però non tutti possono permettersi 7 giorni in una spa di lusso in hotel a 5 stelle. È vero comunque che quasi tutti amano un week end al mare o in montagna.

Da 2 a 6 mesi è un buon lasso di tempo per organizzare un viaggio di gruppo: può essere un fine settimana, una settimana bianca o una vacanza al mare con gli amici. Le finanze possono essere un fattore decisivo per unirsi a una fuga di gruppo. Per questo la cosa migliore è dare a tutti la possibilità di organizzarsi con il lavoro e con i soldi da mettere da parte per il viaggio. Questo aspetto può essere determinante per far si che qualcuno propenda alla fine per unirsi all’avventura di gruppo.

5. Non sentirsi responsabili per tutto

Se sei la persona che ha promosso il viaggio e si è attivata per prendere le varie informazioni e per coordinarsi con gli altri partecipanti, ricorda che ti stai solo interessando degli aspetti organizzativi, non sei Julie, il direttore di crociera di Love Boat. In altre parole, non sei responsabile della felicità e del divertimento di tutti, né sei responsabile di tutto. Tutti conoscono il programma di viaggio, non sei responsabile affinché arrivino per tempo all’aeroporto. Questa è anche la tua vacanza.

6. Ritagliarsi del tempo per se stessi

Ognuno di noi immagina la propria vacanza in maniera diversa. Amiamo i nostri amici ma un po’ di tempo da soli allevia le tensioni dello stare sempre insieme. Solo perché vi state godendo una vacanza di gruppo non significa che non si debba essere in grado di fare e vedere ciò che si desidera e che dovete essere appiccicati l’uno all’altro 24 ore su 24. C’è un concerto al quale ti piacerebbe assistere mentre sei in viaggio? Approfittane! Potresti spendere centinaia di euro per il tuo viaggio, quindi potresti anche godertelo.

Fai una lista dei tuoi “must” e fai presente al resto del gruppo che queste cose sono importanti per te, chissà che gli altri non vogliano unirsi per fare alcune delle stesse cose…

Ritagliarsi del tempo permette di uscire e di valorizzare ciò che è importante per se stessi. Sedersi in piscina a meditare, fare un’escursione in un parco, andare in bicicletta per la città o visitare un museo sono tutte attività meravigliose e sono specifiche dell’individuo, non è detto che debbano essere fatte per forza in gruppo. Va benissimo andare in un museo da soli, leggere un libro, rilassarsi in un caffè, fare una nuotata, insomma qualsiasi cosa abbiate bisogno di fare. Se tutti sono d’accordo su questo, non nasceranno incomprensioni.

7. Condividere le informazioni del viaggio

Esistono ottimi strumenti per organizzare e condividere le informazioni sul viaggio di gruppo.

Con Google Drive possiamo condividere itinerari, mappe o anche caricare prenotazioni, biglietti di viaggio e qualsiasi altro documento necessario agli altri membri del gruppo, così ogni partecipante può avere l’accesso e visualizzare, scaricare e stampare ciò che gli interessa. È una valida soluzione per avere sempre sotto mano l’itinerario di gruppo, i voli, gli hotel e le attività pianificate. L’aggiunta di località e link ai siti web di hotel e attività, dà a tutti la possibilità di essere sempre informati su tutto.

Anche Whatsapp è una valida alternativa, come pure un gruppo privato su Facebook. Ti permetteranno di condividere immagini e aggiornamenti con gli altri membri del viaggio in tempo reale.

8. Usare le app offline

Le app oggi ci danno una grossa mano in tutto, specialmente quelle che semplificano il viaggio. Non fa mai male scaricare un paio di guide cittadine offline se non si vuol usare il roaming o il traffico dati per cercare indicazioni oppure suggerimenti sulle cose da vedere. Fortunatamente, esistono decine di queste app che si possono scaricare gratuitamente sullo smartphone.

9. Rivolgersi a un’agenzia di viaggi

Normalmente rivolgersi ad un agente di viaggi è la maniera più semplice per organizzare un viaggio di gruppo. Ha tutte le informazioni sulle destinazioni turistiche e può accedere a tariffe e trattamenti extra, dedicati solo agli agenti. Alcune agenzie specializzate in viaggi di gruppo sono particolarmente indicate per gestire le esigenze e i requisiti di più ospiti.

Ricorrere a un agente di viaggio è fondamentale quando si organizza una crociera o un tour. Molte volte hanno un’inestimabile esperienza personale con un tour operator, una struttura ricettiva o una particolare destinazione. La loro esperienza farà risparmiare sia tempo prezioso e preoccupazioni al coordinatore del gruppo, sia denaro al resto dei partecipanti.

Prenotare una vacanza di gruppo organizzata dall’agenzia di viaggi è un ottimo sistema per soddisfare esigenze di budget diverse e valutare moltissime più opzioni rispetto al fai da te. Per esempio, in un gruppo di 10 persone che intendono fare una crociera, ve ne potrebbero essere 2 o 3 che avrebbero voglia di prolungare la propria vacanza di qualche giorno, al termine della crociera. Oppure che sarebbero intenzionate ad iniziare la vacanza qualche giorno prima. In questi casi, un agente di viaggio che si occupa del gruppo principale più grande, può organizzare anche piccoli viaggi pre e post crociera dedicati esclusivamente al gruppo più ristretto.

10. Viaggio organizzato: la scelta migliore

Forse non tutti lo sanno ma un buon sistema per godersi un viaggio di gruppo è quello di partecipare a…un viaggio organizzato! Molte destinazioni sono organizzate perfettamente per le fughe di gruppo. Tour operator e agenzie di viaggio rendono semplice prenotare un viaggio di gruppo curato nei minimi dettagli. Ci sono tour operator che offrono di tutto, dalle visite gastronomiche ai viaggi di una settimana.

Potete iniziare in piccolo con un weekend, per passare poi a una settimana in una spa, in un golf resort, in un villaggio, oppure fare un percorso del vino. Le opzioni sono infinite! Partite per un’escursione di una settimana con gli amici del cuore. Esplorare un nuovo Paese, fare una crociera sul Mediterraneo o semplicemente rilassarsi in un resort all-inclusive, condividendo la vacanza con gli amici, è un’esperienza che scalda il cuore.

La chiave del successo per organizzare un viaggio in gruppo

La chiave del successo nell’organizzazione di un viaggio di gruppo è in ciò che tutti i partecipanti hanno in comune, nella condivisione di un interesse e di un obiettivo. Puoi anche non essere il migliore amico di tutti all’inizio, ma riunire un gruppo per condividere il desiderio di una particolare esperienza è un bel modo per diventare amici più stretti. A volte non c’è niente di meglio nella vita che scoprire nuovi posti con un gruppo di amici che la pensano come noi.

Sei in procinto di organizzare un viaggio di gruppo? Hai necessità di qualcuno che sappia consigliarti e, soprattutto, che si preoccupi di trovare la soluzione migliore per tutti i partecipanti? Puoi rivolgerti con fiducia alla nostra agenzia di viaggi a Benevento che si occuperà di tutti gli aspetti organizzativi e saprà suggerirti le migliori opzioni disponibili e i migliori pacchetti di viaggio.

L’agenzia, inoltre, mette a disposizione moderni pullman granturismo, minibus, van e auto con conducente per venire incontro alle esigenze di mobilità di singoli e grandi gruppi organizzati. Contattaci allo 0824482030 oppure chiedi informazioni senza alcun impegno compilando il modulo contatti del nostro sito..